Teraźniejsza dokumentacja rośnie lawinowo z powodu prężnie rozwijających się różnych form funkcjonowania dzisiejszego człowieka oraz olbrzymiego postępu techniki biurowej. Taka postać rzeczy powoduje utrudnienia w prawidłowej pracy jednostek i archiwów zakładowych.

dokumentacja

Autor: www.sxc.hu
Źródło: www.sxc.hu
Sposób postępowanie z dokumentacją, nie może być pomimo to dowolny. Musi być poddany ściśle określonym zasadom i normom prawnym. Normy prawne i metody określają szeroko system organizacji działalności dokumentacji archiwalnej w kraju. Zasady grupowania i kwalifikowania dokumentacji, oraz warunki należytego gromadzenia, magazynowania, rejestrowania, zabezpieczania i wypożyczania przez archiwa zakładowe, materiałów.

Zasady systematycznego niszczenia przez archiwa zakładowe dokumentacji niearchiwalnej. Warunki przekazywania dokumentów kategorii A do archiwów państwowych. Najważniejszą sprawą postępowania z dokumentacją jest jej rozróżnienie na materiał archiwalny oznaczony jako kategoria A i na akta niearchiwalne oznaczone, symbolem B. Kategoryzacja ta wynika z szacowania wartości dokumentacji dla przyszłych pokoleń. Dokumentacja kategorii B w przeciwieństwie do materiałów archiwalnych, ma jedynie tymczasową i użyteczną wartość dla jej wytwórcy i podlega w związku z tym zniszczeniu po upływie określonych okresów przechowywania.

teczki

Autor: Ian Lamont
Źródło: http://www.flickr.com
Na wszystkich posiadaczy zasobów archiwalnych nałożone są pewne powinności postępowania z aktami. Do ważniejszych trzeba zaliczyć brakowanie dokumentacji kategorii B (sprawdź szczegóły) . Niszczenie akt łódź może przeprowadzać tylko na podstawie zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego, który wydaje zgodę ale wyłącznie wówczas gdy materiały ewidencjonowane i przechowywane w danej jednostce organizacyjnej są ułożone według określonych norm prawnych. W celu przygotowania akt do likwidacji, jednostka organizacyjna zamawia usługi archiwizacyjne łódź (porządkowanie dokumentów – Likwidacja, jest jedną z niezwykle ważnych prac archiwizacyjnych i nie może być przeprowadzane raz na jakiś czas. Likwidację, należy przeprowadzać systematycznie, przynajmniej raz w roku.