Właściwą sytuacją w polskich przedsiębiorstwach, jak i zagranicy jest zwykły obieg faktur związanych z zakupem. Czy taki obieg jest wystarczający, czy nie ma z nim problemów? Zazwyczaj takie dokumenty trafiają do sekretariatu albo sektorów biznesu przedsiębiorstwa.

Tam są opisywane przez osoby, które dokonały zakupu, następnie zaś są przekazywane do księgowej. Tam dopieronastępuje proces ich księgowania i dokonanie wpłaty. Niestety, nawet jeżeli faktura trafi najpierw do działu księgowania, to jednocześnie musi być opisana i zatwierdzona przez dział merytoryczny.

faktury papierowe

Autor: Savoir-faire Linux
Źródło: http://www.flickr.com

W taki sposób, papierowy obieg dokumentów sprawia, że dokumenty mogą zaginać, bo zwyczajnie są przechowywane w szufladzie lub są za długo trzymane, a więc muszą kilka razy krążyć po firmie. To się powinno zmienić. Szczęśliwie jest nowoczesna metoda – elektroniczny obieg faktur – kliknij. Na szczęście istnieje metoda, by rozwiązać ten problem. Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się właśnie na wdrażania rozwiązań do skanów i elektronicznego obiegu faktur. Pojawia się pytanie, Jak to działa? Dokumenty, które pojawiają się w firmie są sortowane i skanowane.

Nowoczesne oprogramowanie jest odpowiedzialne za przetwarzanie danych z zeskanowanej faktury. Wykorzystywana technologia do tego celu to OCR – Optical Character Recognition (optyczne rozpoznawanie znaków) oraz ICR (Intelligent Character Recognition (inteligentne rozpoznawanie znaków). System odczytuje skan faktury (zweryfikuj u źródła) oraz informacje, umożliwiając również na ręczną zmianę danych. Funkcjonalność działającego z automatu odczytania danych dokumentu faktury za pierwszym razem jest w stanie przekraczać nawet dziewięćdziesiąt procent. Stan faktury (odnośnik do strony) razem z danymi może zostać przekazany bezzwłocznie do systemu finansowo-księgowego, na przykład jako faktura wstępnie zaksięgowana lub do cyfrowego obiegu. Jakie korzyści przynosi tego rodzaju rozwiązanie? Najistotniejsze są oszczędności.

e-faktura

Autor: lab604
Źródło: http://www.flickr.com
Pierwsze oszczędności są możliwe w firmach zdobywających pięć tysięcy lub więcej faktur. Taka wymiana obiegu papierowego na elektroniczny gwarantuje zysk dla każdego działu uczestniczącym w tym procesie. Najistotniejsze sprawy to na pewno zmniejszenie czasu czy zredukowanie kosztów zarządzania fakturami.